Une connaissance accrue dans plusieurs domaines comme la comptabilité, la finance, l’économie et même les ressources humaines est requise pour mener à bien une société. La gestion et l’administration existent pratiquement partout, que ce soit dans les TPE, les structures en pleine expansion ou dans les multinationales. L’évolution dans le monde du travail a permis d’externaliser les tâches les plus fastidieuses. Trois secteurs sont principalement liés quand on parle de sous-traitance : le secrétariat, la gestion de portefeuille d’entreprise et la téléprospection.
Un service secrétariat adapté
Les tâches bureautiques les plus courantes sont rattachées à cette prestation, notamment la tenue d’agenda et de planning, l’archivage des documents, le compte-rendu des réunions, l’élaboration des devis et des factures clients jusqu’aux traitements de courrier. Le secrétariat médical est également une variante. L’utilisation des logiciels comme Google Agenda, Doc Avenue ou Kine 4000 améliore nettement le travail fourni et marque une image d’expert. Il n’est pas rare de voir que des entreprises se spécialisent dans la gestion administrative pour infirmière à Toulouse. De ce fait, le temps d’occupation des professionnels de santé est allégé grâce à la délégation des obligations comme la facturation. D’autres services figurent aussi en options tels que la transcription sur dictaphone, la prise de rendez-vous, allant jusqu’à l’accueil des patients. Cliquez ici pour voir quelques exemples en détails.
Une gestion financière maitrisée
Des professionnels spécialisés peuvent effectuer la tenue de la trésorerie, l’élaboration de tableaux de bord et les rapprochements bancaires des entreprises. Aussi, les plus organisés établissent des échéanciers fournisseurs pour éviter les retards de paiement. D’un autre côté, des échéanciers clients assurent le problème de factures impayées. En général, les outils spécifiques au prestataire externe sont à la disposition de toutes les institutions qui font appel à leurs expertises. Si nécessaire, une mise en relation avec un fiscaliste, un courtier crédit ou un conseiller en patrimoine est envisageable. D’ailleurs, les plus réputés sont en étroite collaboration avec des cabinets comptables. Il est à noter qu’il existe des services d’assistance administrative à Toulouse. Sur le plan social, une aide au recrutement peut se faire. Le pilotage commence depuis la Déclaration préalable à l’embauche (DPAE), le déroulement des signatures jusqu’à l’élaboration des fiches de postes et le suivi des évolutions des carrières.
Une permanence téléphonique de qualité
Tous les responsables avisés savent que la communication tient une grande place dans une société. Que ce soit en interne ou en externe, ce service doit figurer dans les priorités. Pour ce cas, quelques entreprises de sous-traitance disposent d’un centre d’appel apte à s’engager tous les jours ouvrables. Les prises de rendez-vous, les suppléments d'informations, les recrutements ou toute autre prestation téléphonique sont inclus dans cette fonction. En complément, quelques compagnies proposent la gestion d’agenda. Selon les critères recherchés, une grande flexibilité se constate, comme la possibilité d’envoyer un mail pour chaque communication téléphonique enregistrée ou autre consigne adapté aux besoins. De plus, un télésecrétaire peut s’occuper des tâches quotidiennes les plus chronophages. En effet, une option de télésecrétariat à Toulouse reste à disposition. Quatre domaines sont principalement liés : l’administratif, le médical, le commercial et la comptabilité. Concernant l’administratif, le télésecrétaire se charge du classement et de l’archivage des documents, de l’élaboration de facture, des remises en banques, des relances des impayés clients et de la gestion de planning. Pour une mission dans le secteur médical, il assure à la fois le programme de rendez-vous des patients et l’accueil de ces derniers. La prospection, le compte-rendu et le mailing sont des spécificités liées au télésecrétaire commercial. Aux informations dont on vient de parler s’ajoute la possibilité d’établir les états financiers, les comptes de résultat, les bilans, les analyses et les opérations par l’intermédiaire du télésecrétaire comptable.